Introduction
Chez Martineau & Mindicanu – l’Art de l’Immigration (aussi appelé « le cabinet » dans le présent texte), nous nous engageons à préserver l’information confidentielle de chaque client, dans le respect, notamment, des obligations établies par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (chapitre P-39.1), la Loi sur le Barreau (chapitre B-1) et le Code de déontologie des avocats (chapitre B-1, r. 3.1).
Nous agissons de manière à étendre la protection des renseignements personnels non seulement envers nos clients, mais à toute personne qui communique ou interagit avec nous de façon privée.
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne et permet de l’identifier. Dans le cadre de la présente politique, une personne peut être un individu ou une personne morale. Un renseignement inclut entre autres le nom, l’adresse physique et électronique, le numéro de téléphone et l’occupation de la personne.
Comment recueille-t-on des renseignements personnels chez Martineau & Mindicanu?
De façon générale, dès qu’une personne interagit avec le cabinet, ce dernier recueille ses enseignements personnels. Lorsqu’une personne inscrit ses renseignements sur une des plateformes du cabinet, il y a consentement implicite que Martineau & Mindicanu recueillera ces renseignements.
Les renseignements personnels ainsi recueillis ne sont partagés avec aucun tiers, à moins que la loi ne l’oblige. Il est entendu que dans le cadre d’un mandat de représentation, les renseignements personnels du client seront partagés avec l’autorité compétente aux fins de la procédure requise, toujours en tenant compte du meilleur intérêt du client. Nous énumérons ici les principales situations lors desquelles les renseignements sont recueillis par le cabinet, autres que lors d’un mandat de représentation donné au cabinet par un client.
- Lorsqu’une personne entre son information sur le site web www.artim.ca, notamment afin de programmer une consultation, lors d’une demande de contrat de service ou en s’inscrivant à l’infolettre du cabinet.
- Lorsqu’une personne envoie un courriel au cabinet.
- Lorsqu’une personne interagit avec le cabinet par les médias sociaux, soit : le Blog de Martineau & Mindicanu, incluant ses versions en espagnol et en anglais; la page Facebook Martineau & Mindicanu – el Arte de la Inmigración; le compte Instagram martineaumindicanu; le compte WhatsApp de Martineau & Mindicanu – el Arte de la Inmigración; le compte X @ImmigrationArt; le compte LinkedIn Martineau & Mindicanu – The Art of Immigration ou celui de l’avocat Yves Martineau; YouTube Martineau & Mindicanu et Google Martineau & Mindicanu.
Quels renseignements personnels ne peuvent être et ne seront pas protégés?
En ce qui a trait aux médias sociaux, le cabinet ne protège pas, et ne considère pas qu’il devrait protéger, les renseignements personnels d’une personne qui interagit publiquement, par exemple en publiant un commentaire ou une question. La réponse du cabinet à une telle question ou commentaire n’inclura pas d’information obtenue par des moyens privés. Pour plus de clarté, si une personne publie une question sur la page Facebook du cabinet, elle expose volontairement ses renseignements personnels; Facebook et des tiers peuvent recueillir les renseignements et le cabinet n’a alors aucune responsabilité ni obligation relative aux renseignements personnels. Cependant, si le cabinet a recueilli les renseignements de la personne alors qu’elle s’était inscrite à son bulletin d’information ou qu’elle a envoyé un message privé, alors ce renseignement obtenu de façon privée ne sera pas révélé dans la réponse publique que le cabinet ferait.
Lorsque le cabinet publie un article, un message ou une image, il arrive que des références à des sites Internet externes soient fournies; ces sites externes pourraient recueillir des renseignements personnels et le cabinet n’est pas responsable des actions ou pratiques de tels sites. Par exemple, le cabinet pourrait citer un article d’un journal en ligne et fournir le lien de l’article original; le cabinet ne serait alors pas responsable des pratiques du journal en question. Malgré cela, le cabinet s’engage à citer des sources fiables et reconnues.
Dans quels cas et à quelles conditions le cabinet pourrait-il cesser de protéger les renseignements personnels?
La loi permet de communiquer un renseignement personnel, même d’un client, dans les cas décrits à l’article 65 du Code de déontologie des avocats (chapitre B-1, r. 3.1), copié ci-dessous.
65. L’avocat peut communiquer un renseignement confidentiel dans les cas suivants:
1° avec l’autorisation expresse ou implicite du client;
2° si la loi l’ordonne ou l’autorise par une disposition expresse;
3° pour recouvrer devant un tribunal ses honoraires impayés;
4° pour se défendre en cas de poursuite, de plainte ou d’allégations mettant en doute sa compétence ou conduite professionnelle;
5° pour identifier et résoudre les conflits d’intérêts découlant du changement de cabinet d’un avocat ou de changements à la composition ou la propriété d’un cabinet, mais seulement si les renseignements nécessaires à ces fins, soit les noms des clients et anciens clients et la nature sommaire des mandats confiés par ces clients, ne compromettent pas le secret professionnel ou qu’il n’en résulte pas un préjudice pour ces clients;
6° en vue de prévenir un acte de violence, dont un suicide, lorsque l’avocat a un motif raisonnable de croire qu’un danger imminent de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiable.
Que fait le cabinet des renseignements personnels?
Martineau & Mindicanu recueille et utilise les renseignements notamment afin d’apporter des conseils juridiques et des services de représentation en matière de droit de l’immigration. Le cabinet peut aussi utiliser les renseignements personnels afin de diriger certains messages pertinents selon, par exemple, le lieu géographique, la nationalité, la formation, l’expérience professionnelle ou la connaissance des langues de personnes. Le cabinet peut également utiliser les renseignements personnels pour ses besoins en matière de marketing et communications. Sous aucun prétexte, le cabinet ne vendra ni ne retirera un quelconque bénéfice direct ou indirect en partageant des renseignements personnels avec des tiers. Dans le cas où un tiers fournit des services au cabinet en lien avec ses serveurs, bases de données, site Web, gestion de dossiers ou quelque autre élément par ou sur lequel des renseignements personnels sont transférés ou conservés, le cabinet s’assure que ces tiers protègent les renseignements personnels. Les renseignements personnels recueillis par le cabinet sont confidentiels, ne sont partagés avec aucun tiers sauf avec le consentement du client ou lorsque permis ou requis par la loi.
Conservation et sécurité relative aux renseignements personnels
Les renseignements personnels sont traités comme des renseignements confidentiels. Le cabinet veille à ce que les renseignements soient toujours protégés et en sécurité. Notamment, Martineau & Mindicanu conserve les renseignements sur des serveurs canadiens, ce que nous considérons apporter une meilleure protection. Les renseignements sont archivés périodiquement sur des dispositifs de sauvegarde. Des procédures internes sont établies afin de protéger la conservation et l’accès aux renseignements personnels en ligne et sur les stockages physiques.
La communication de données par courriel et par les formulaires sur le site Web du cabinet est protégée par des mots de passe et des codes de vérification. Toutefois, cette communication ne peut jamais être absolument sans risque. Le cabinet surveille constamment les accès et agit avec diligence.
Destruction des renseignements personnels
Du fait de la nature de ses services, et malgré l’obligation du cabinet de conserver les dossiers fermés pour une période d’au moins sept ans, nous ne détruisons habituellement pas les renseignements personnels. En effet, certaines procédures d’immigration peuvent impliquer des événements s’étendant sur de nombreuses années. Lorsque nous détruisons un dossier, nous le faisons de façon sécuritaire et tenons un registre du moment de la destruction.
Accès à vos renseignements personnels
Lorsque vous fournissez vos renseignements personnels au cabinet, vous consentez à la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements, conformément à la présente politique. Vous avez le droit de:
- Vérifier vos renseignements personnels, recueillis par le cabinet;
- Corriger, réviser, mettre à jour ou modifier vos renseignements personnels, recueillis par le cabinet;
- Retirer votre consentement à la collecte, l’usage ou la communication de vos renseignements personnels;
- Accéder à vos renseignements personnels.
Toutefois, ces droits ne sont pas absolus et sont sujets à des conditions, notamment quant à la protection des renseignements personnels d’autres personnes interagissant avec Martineau & Mindicanu et quant aux obligations légales et professionnelles du cabinet. Si le cabinet refusait votre demande relative à vos renseignements personnels, un tel refus serait motivé, en conformité avec les obligations professionnelles du cabinet. Une demande peut être faite par courriel ou par le formulaire de contact https://artim.ca/fr/contact
Par Me Yves Martineau, avocat
Directeur associé
Responsable de la Politique relative à la protection des renseignements personnels
Martineau & Mindicanu Inc.
7450 Saint-Hubert
Montréal, Québec
H2R 2N3 Canada
info@artim.ca
Martineau & Mindicanu se réserve le droit de modifier la présente politique, laquelle vous êtes prié de consulter de façon régulière.